Konferencje

Łatwy dojazd, szybkość połączeń, odpowiedni prestiż, cena. Wszystko to trzeba mieć na uwadze. Jednak najlepiej nawet dopracowana konferencja, może zamienić się w klęskę jeśli na margines zepchnięta zostanie kwestia wyboru miejsca na konferencje. Jednym z najgorszych scenariuszy jest sytuacja, w której prelegenci zostali powiadomieni o terminie konferencji a organizator, z różnych przyczyn nie ma potwierdzonej rezerwacji sali konferencyjnej. Znamy kilka sposobów aby uniknąć takiej sytuacji.

Jest wiele czynników, które mogą wpłynąć na dostępność odpowiedniej sali konferencyjnej w odpowiednim terminie. Jeżeli konferencja przewidziana jest na 600 osób wraz z noclegiem to szukanie odpowiedniego miejsca należy rozpocząć na długo przed planowanym wydarzeniem. Przy znacznej ilości delegatów przesadnym nie jest szukanie miejsca na konferencje nawet 12 czy 18 miesięcy wcześniej. Przy znacznie mniejszej ilości uczestników eventu można ograniczyć się do szukania na jeden lub kilka miesięcy przed wydarzeniem.

Jeśli termin konferencji nie jest z góry narzucony np. z powodu cyklu sprawozdawczego, rozliczenia roku finansowego czy też sezonowości produktu warto pomyśleć o zorganizowaniu konferencji w mniej obleganym miesiącu kalendarzowym. Mniejsze obłożenie obiektu konferencyjnego pozwoli uzyskać bardziej konkurencyjną cenę wynajmu sali konferencyjnej oraz zaplecza noclegowego/gastronomicznego. Statystyczna atrakcyjność miesięcy pod względem organizowania konferencji prezentuje się następująco: 1. listopad, 2. październik, 3. wrzesień, 4. kwiecień, 5. marzec, 6. czerwiec, 7. grudzień, 8. styczeń, 9. luty, 10. maj, 11. lipiec, 12. sierpień. Na pierwszy rzut oka widać, że miesiące wakacyjne bardziej sprzyjają turystyce niż konferencjom. Z tego też powodu koszt wynajęcia sali konferencyjnej w okresie wakacyjnym będzie niższy niż w szczycie sezonu konferencyjnego, który przypada na jesieni.

Należy pamiętać, że tylko dla niewielkiego odsetku obiektów hotelowych konferencje są głównym źródłem dochodu. W związku z tym w zależności od położenia obiektu konferencyjnego, organizacja konferencji wraz z noclegiem - danego dnia skutkować będzie dla hotelu mniejszym lub większym zmniejszeniem przychodu z klientów indywidualnych. Biorąc pod uwagę kwestię ekonomiczną, najlepszym dniem na organizację konferencji jest niedziela. Niestety jest to najgorszy dzień z punktu widzenia delegatów, którzy z pewnością dzień wolny od pracy woleliby spędzić z rodziną. Kompromisem może być konferencja w poniedziałek powiązana z niedzielnym noclegiem. Wszystko zależy jednak od danego obiektu konferencyjnego a ustalenie dogodnej daty powinno nastąpić w porozumieniu np. z managerem hotelu.

Kwestia wyboru dnia tygodnia jest o tyle ważna, że większość (80%) zysków hoteli stanowi dochód z pokoi noclegowych. Warto mieć to na uwadze próbując obniżyć koszt konferencji decydując się na uboższe posiłki, które dla porównania stanowią zaledwie 12% zysku hotelarzy. Tańszy, mniej wygodny dzień tygodnia jest oszczędnością ukrytą a może okazać się mniejszym złem w odniesieniu do zbyt małych porcji śniadaniowych czy też niewystarczającej ilości napojów. Zaoszczędzone w ten sposób pieniądze można również wykorzystać w inny sposób, np. oferując delegatom drobne upominki czy też dodatkowe atrakcje.

Bez względu na to, czy planujemy konferencje dla kontrahentów lub szkolenie dla handlowców połączone z corocznym bankietem podsumowującym rok finansowy – wysoce pożądanym czynnikiem jest odpowiedni nastrój. Na rynku jest wiele firm specjalizujących się w organizacji konferencji, eventów oraz kongresów. Dbają one nie tylko o dobry wizerunek klientów lecz przygotowują dekoracje i innego rodzaju szczegóły. Wiele zależy jednak od samego obiektu konferencyjnego.

Przygotowania do tego etapu organizowania konferencji rozpocząć powinno się od ustalenia profilu delegatów. Poziom obsługi, cateringu czy wreszcie osób przemawiających trzeba dostosować do uczestników. Przykładowym profilem delegatów może być grupa 100 menagerów niższego szczebla w 70% mężczyzn. Identyfikacja profilu pozwoli np. oszacować rodzaj pokoi noclegowych oraz ich ilość. Podobnie w kwestii posiłków. Innego rodzaju menu przygotowane będzie dla grupy 100 drwali podczas prezentacji nowej piły łańcuchowej a innego podczas szkolenia dla grupy 100 fryzjerek, podczas promocji znanej marki kosmetycznej.

Znając już profil delegatów, przystąpić można do wyboru odpowiedniej lokalizacji. Decydując się na zorganizowanie konferencji niedaleko miejsca zamieszkania lub pracy gości zredukujemy koszta transportu. Jeśli jednak zamierzeniem jest uzyskanie poczucia nagrody np. w handlowcach naszej firmy lepiej zorganizować szkolenie w bardziej odległym miejscu. Takie rozwiązanie sprawdza się szczególnie w szkoleniach kilkudniowych podczas których delegaci mają poczucie opłacalności poświęconego czasu a często również funduszy na dojazd. Optymalne wykorzystanie czasu umożliwi wynajęcie sali konferencyjnej w centrum miasta w bliskiej odległości lotniska czy dworca, lecz takie szkolenie będzie miało inny charakter od szkolenia powiązanego z zajęciami integracyjnymi zorganizowanymi np. w agroturystyce 50 kilometrów od miasta. Cena nie może być głównym czynnikiem decydującym o wyborze miejsca na konferencje. Pozbawione logiki będzie organizowanie jednodniowego pokazu nowej maszyny do cięcia stali na wschodzie kraju jeśli większość potencjalnych odbiorców takiego sprzętu znajduje się na zachodzie.